Spring naar content

Evenement organiseren

Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is, zoals een braderie, optocht, (buurt)feest of kermis. Als u een evenement wilt organiseren dan willen wij graag dat dit veilig gebeurt.

In de Algemene plaatselijke verordening (APV) is daarom vastgelegd dat u bij het organiseren van een evenement hiervoor verplicht een vergunning moet aanvragen bij de gemeente. Ook staat hier dat de burgemeester vrijstelling kan verlenen voor de verplichting om een vergunning aan te vragen.

De burgemeester heeft dit gedaan in de zogenaamde “Aanwijzing van meldingplichtige en vergunningvrije evenementen 2019”. Dit betekent dat u bij kleinere evenementen dus niet altijd een vergunning hoeft aan te vragen maar dat een melding voldonde is, of dat u het zelfs niet eens hoeft te melden.

Als u een vergunning moet aanvragen dan zijn hier kosten aan verbonden. Voor een melding hoeft u niets te betalen.

Meer informatie

U hoeft geen vergunning aan te vragen als het evenement voldoet aan alle onderstaande punten:

  • Het evenement duurt niet langer dan een dag;
  • U heeft dit kalenderjaar nog geen ander evenement georganiseerd in deze gemeente;
  • Er worden geen tenten, tribunes of andere bouwwerken geplaatst;
  • Er is een verantwoordelijke organisator;
  • Er nemen maximaal 150 personen deel aan het evenement;
  • Het evenement vindt plaats tussen 8.00 uur en 22.00 uur;
  • Eventuele muziek en ander geluid wordt ten gehore gebracht tussen 9.00 uur en 21.30 uur;
  • De geluidsbelasting bedraagt niet meer dan 65dB(A) op de gevel van woningen of andere geluidsgevoelige bestemmingen;
  • Het evenement vindt niet plaats op een zondag.

U moet het evenement wel melden via het online formulier of schriftelijk als:

  • het evenement plaatsvindt op of aan de openbare weg;
  • het evenement gebruik maakt van openbaar toegankelijk gebied.

Vraag een evenementenvergunning op tijd aan. Doe dit minimaal 10 weken van tevoren. De gemeente kan anders besluiten uw aanvraag niet meer in behandeling te nemen.

U meldt uw evenement minimaal 10 dagen van tevoren bij de gemeente aan. U ontvangt dan binnen 5 dagen na ontvangst van uw melding bericht van de gemeente of het evenement door kan gaan op de door u aangegeven locatie en tijdstip.

U kunt het formulier downloaden of ophalen op het gemeentehuis en deze invullen en terugsturen.

Voor het aanvragen van een vergunning betaalt u  leges. Dit zijn kosten die de gemeente maakt voor het in behandeling nemen van de vergunning.

Voor een melding van een evenement betaalt u niets.

Wat u moet betalen hangt af van de categorie waarin het evenement valt. En of het gaat om een eenmalige of meerjarige vergunning.

We delen evenementen in volgens de risicoclassificatie van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. Evenementen met een laag risico krijgen een A-classificatie, evenementen met een hoger risico krijgen een B- of C-classificatie. In welke categorie een evenement terechtkomt, is op voorhand niet altijd goed aan te geven. Het hangt af van diverse factoren, zoals bijvoorbeeld het soort evenement, het soort bezoekers, de toegangswegen, het gebruik van alcohol en het al dan niet plaatsen van een tent.

Het aanvraagformulier geeft de mogelijkheid om een vergunning voor meerdere jaren aan te vragen. Vanaf 2018 kan alleen voor een evenement met een A-classificatie nog een meerjarige vergunning worden aangevraagd. Voor een evenement met een B-classificatie moet ieder jaar (of voor ieder evenement) een afzonderlijke vergunning worden aangevraagd.

Voor categorie A evenementen betaalt u: € 249,30.

Voor categorie B evenementen betaalt u: € 620,60.

Voor categorie C evenementen betaalt u: € 3097,80. De categorie C zijn heel grote evenementen met regionale impact en deze komen in de gemeente Buren nagenoeg niet voor.

Wilt u vooraf weten of u een vergunning voor een categorie A of B aanvraagt dan kunt u het best telefonisch contact opnemen. Wij leggen u dan graag uit waar de verschillen zitten.

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

Bij warm weer adviseren wij organisatoren dringend om extra maatregelen te nemen met het oog op de gezondheid van bezoekers, zoals:

  • Zorg voor goede communicatie voorafgaand en tijdens het evenement over wat bezoekers kunnen doen om gezondheidsklachten te voorkomen. Adviseer bezoekers dus ook om voldoende te drinken, ook als men geen dorst heeft.
  • Zorg naast het aanbod van drinkwater bij de reguliere verkooppunten ook voor voldoende waterpunten verspreid over het evenemententerrein. Geadviseerd wordt om hierbij uit te gaan van 1 waterpunt per 1.000 bezoekers waarbij elke drinkwaterkraan ook genoeg waterdruk moet hebben! Verder is het aan te raden om bij de verkooppunten naast het aanbod van waterflesjes ook losse bekers met water aan te bieden bij de verkooppunten.

Dit bovenstaande dient geregeld te worden zodat de bezoeker te allen tijde zichzelf kan voorzien van drinkwater.

  • Zorg voor extra schaduwplekken en communiceer ook duidelijk aan de bezoeker waar deze schaduwplekken te vinden zijn.
  • Zorg voor extra drinkwater op de EHBO-post(en) zodat de medische dienst deze, indien nodig, kunnen verspreiden onder de bezoekers. Instrueer ook de medische dienst om extra alert te zijn op hitteklachten en dehydratie.
  • Zorg voor extra ventilatie in de EHBO-post(en) denk hierbij aan ‘grote’ industrieventilatoren.
  • Zorg voor extra EHBO-personeel, en laat deze met name ook bij visitatie duidelijk zichtbaar zijn.
  • Zorg ervoor dat gebouwen en tenten voldoende geventileerd en gekoeld worden.
  • Zorg dat er zonnebrandcrème en petjes/hoeden aangeboden worden en/of instrueer bezoekers vooraf om dat mee te nemen naar het evenement (m.u.v. spuitbussen).
  • Instrueer de medewerkers dat ze voldoende drinken en zout eten ten tijde van hun aanwezigheid.

Bij activiteiten die negatieve effecten kunnen hebben op beschermde dieren, planten en natuurgebieden kunt u met de Wet Natuurbescherming (Wnb) te maken hebben. Het is belangrijk dat u op tijd onderzoekt of er een natuurvergunning en/of –ontheffing nodig is. Om te bepalen of een natuurvergunning of -ontheffing nodig is, verwijzen wij u naar de website van de provincie Gelderland: https://www.gelderland.nl/vergunningen/natuurvergunning

Formulieren

Links